In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für die Pflegebranche wichtig, neugewonnene oder zurückkehrende Mitarbeitende im Team und Alltag zu integrieren. Denn nur zufriedene Mitarbeitende bleiben langfristig motiviert beim Arbeitgeber. Thomas Kujawa, Gründer von fachkräftesicherer.de, gibt fünf Tipps, wie Onboarding gelingt.
1. Prozesse gestalten
„Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag“, sagt Kujawa. So hält der Experte es für notwendig, dass die neue Fachkraft ab der Vertragsunterschrift ins Unternehmen und in Prozesse eingebunden wird. Beispielsweise kann der Arbeitgeber schon vor dem ersten Tag das Arbeitshandy oder den Laptop aushändigen, sodass sich neue Mitarbeitende an die Funktionsweise gewöhnen. Zudem ist es sinnvoll, Bücher, Magazine und Informationen zu übergeben, sodass ein Eingliedern in Arbeitsprozesse reibungslos funktioniert. „Zusätzlich sollten die Neuen schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn Zugriff auf betriebsinterne Messenger und Newsletter haben“, findet der Experte.
Ebenso lässt sich neue Mitarbeiter schon im Voraus „offline“ in das Team einbinden. Etwa indem Führungskräfte sie zum wöchentlichen Jour-Fix einladen oder zu einem Kollegen-Essen in der Mittagspause. Kurz gesagt: Gelegenheiten zu persönlichen Treffen müssen vom Arbeitgeber geschaffen werden. „So lassen sich schon vor dem ersten Arbeitstag Netzwerke bilden“, sagt der 51-Jährige. Dies trage dazu bei, dass Fachkräfte sich von Anfang an als Teil des Teams fühlen und sie sich langfristig ans Unternehmen binden. Auch könne so dem gefürchteten Ghosting begegnet werden. Mitarbeitende fehlen also am ersten Arbeitstag, ohne sich zu erklären und treten die Stelle auch nicht an.
2. Dokumentieren und prüfen
„Einheitliches Onboarding ist essenziell“, meint Kujawa. Das fange bei banalen Dingen, wie Willkommensgeschenk oder Mitarbeiterempfang, an. Aber ebenso gehören wichtige Dokumente und Richtlinien für den Arbeitsalltag dazu. Diese sollten neuen Kolleginnen und Kollegen spätestens am ersten Tag übergeben werden. Egal, wie ein Unternehmen – unabhängig von Region, Philosophie und Struktur – den Onboarding-Prozess gestaltet, wichtig sind vor allem zwei Dinge: „Erstens: Jeder neue Mitarbeitende erhält gleichwertige Einarbeitungsprozesse und -informationen. Zweitens: Das Unternehmen macht die Einarbeitungszeit durch eine gute Vorbereitung so einfach wie möglich.“ Damit dies gelingt, sollte jedes Onboarding dokumentiert und Prozesse überprüft werden.
3. Prozesse optimieren
Wichtig sei es ferner, offen dafür zu sein, Prozesse zu optimieren. Am besten gelingt das durch die Meinung der neuen Kolleginnen und Kollegen. „Dabei empfiehlt es sich, in den ersten Wochen ein Feedback einzuholen.“ Neue Mitarbeitende haben einen anderen Blick und eine frische Perspektive auf betriebsinterne Abläufe und Zusammenarbeiten. Durch ehrliche Fragen, wie „Warum bist du heute noch hier?“ oder „An welchem Punkt hast du an deinem Job gezweifelt?“, lassen sich Probleme filtern. Diese Rückmeldung ist Gold wert, so kann das Unternehmen nicht nur die Eingliederung, sondern auch tägliche Arbeitsvorgänge, verbessern.
4. Ansprechpartner bieten
„Neuen Fachkräften einen festen Ansprechpartner zuzuteilen, kann den Einstieg enorm erleichtern“, so Kujawa. Als eine Art Mentor kann diese Person dem Neuling zur Seite stehen – vom Weg zur Kantine bis hin zum Ausfüllen von Dokumenten für neue Arbeitskleidung. „Schon vor dem Arbeitsbeginn können sich die neuen Kolleginnen und Kollegen bei Fragen an den Zuständigen wenden.“ Es dämpft die Ungewissheit und die mitschwingende Angst vor der neuen Herausforderung etwas, wenn ein „Pate“ durch alles leitet. Zusätzlich bietet die Aussicht, selbst einmal als Mentor die nächste Generation an Pflegekräften zu begleiten, eine attraktive Chance, die den Mitarbeitenden langfristig an das Unternehmen binden kann.
5. Menschlichkeit priorisieren
Laut Kujawa ist die Integration als Mensch jedoch der wichtigste Punkt. „Mitarbeitende sind nicht nur fachlich da, sondern auch menschlich“, so der Experte. Zum Einlebe-Prozess gehört es daher, dem persönlichen Leben des Mitarbeitenden Platz bei der Arbeit zu gewähren. Sei es durch ein kleines Bild auf dem Schreibtisch. Oder den kurzen Anruf zuhause nach der Elternzeit. Verantwortliche für das Onboarding sollten daher eigene Erfahrungen reflektieren: Was hätte mir geholfen? Wo habe ich mich allein gelassen oder ausgeschlossen gefühlt? Ein Arbeitsplatz, an dem individuelle Bedürfnisse einbezogen werden, sei langfristig attraktiver.
