Ob Verbände wechseln oder Medikamente vergeben: In Pflegeeinrichtungen sollten alle Mitarbeiter einheitlich arbeiten. Pflegestandards sind die Basis einer professionellen Pflege. „Jede Einrichtung hat die Aufgabe, Pflegestandards selbst festzulegen und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten diese befolgen“, weiß Lara Riehle. Als Pflegedienstleiterin ist sie bei der Wohngemeinschaft für Senioren (WGfS) in Filderstadt unter anderem dafür zuständig, die Standards zu erstellen und aktuell zu halten. Die erfahrene Altenpflegerin erklärt, worauf es ankommt:
- Überblick verschaffen
„Wie in vielen Einrichtungen, gab es auch bei uns im Haus bereits papiergebundene Dokumentationen von Pflegehandlungen“, sagt Riehle. Die in gut zehn Ordnern abgehefteten Papieranweisungen waren zum großen Teil als Word- oder PDF-Dokumente auf unterschiedlichen Laufwerken gespeichert. Diese Dateien hat die ausgebildete Palliativ-Krankenschwester nach und nach aktualisiert und in ein digitales Dokumentenmanagementsystem integriert. Ob Thromboseprophylaxe oder Waschen eines bettlägerigen Patienten – bei der WGfS sind alle Leitfäden übersichtlich, nach immer demselben Prinzip aufgebaut. Das erleichtert das Verständnis und wer beispielsweise nachlesen will, wie häufig bei Bettlägerigen eine Ganzkörperwäsche durchzuführen ist, findet rasch die gesuchte Information.
- Auf Vollständigkeit prüfen
Sind alle bereits vorhandenen Anweisungen als Standards formuliert und digital sortiert, gilt es festzustellen, für welche Aufgaben noch Dokumente fehlen. Dabei hilft es, wenn die Mitarbeiter jedes Fachbereichs einige Tage lang prüfen, ob zu allen im Tagesverlauf anfallenden Aufgaben ein Pflegestandard vorhanden ist. „Fehlen noch Standards, sollte priorisiert werden“, rät Riehle. Das heißt: Situationen, die oft vorkommen, werden vorrangig dokumentiert; weniger häufig vorkommende Aufgaben haben Nachrang.
- Mitarbeiter einbinden
Riehle ist bei ihrem Arbeitgeber zwar die Hauptverantwortliche für Pflegestandards. „Doch alles im Alleingang zu erstellen und aktuell zu halten, ist schwer zu schaffen.“ Deshalb sind alle Kollegen mit eingebunden. Gilt es etwa für Bewegungsübungen einen neuen Standard zu formulieren, übernehmen diejenigen die Dokumentation, die diese Aufgabe am häufigsten ausführen. Erkennt eine Fachkraft eine Lücke in einer Beschreibung, trägt sie die fehlende Information nach Rücksprache mit Riehle nach.
- Allgemein gültige Regeln beachten
Um die Standards rechtssicher zu gestalten und zu halten, prüft Rechert Fachvorgaben und Qualitätshandbücher. Außerdem ist ihr Haus Mitglied beim Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste (bpa). „Sobald sich zum Beispiel eine gesetzliche Vorgabe ändert, erhalten wir eine schriftliche Mitteilung vom bpa“, erklärt die Pflegedienstleiterin. Die betreffenden Dokumentationen passt sie entsprechend an. Bei umfangreicheren Themen bieten Verbände auch Mitarbeiter-Schulungen an.
- Allen zugänglich machen
Jeder Mitarbeiter kann sich an einem PC mit Benutzernamen und Kennwort ins digitale Dokumentenmanagementsystem einloggen. „Eine Software verwaltet die Pflegestandards und arbeitet dabei mit Rechten und Rollen“, erläutert Riehle. Dokumente ändern können nur befugte Personen, wie Führungskräfte. Je nachdem welche Rolle einem Mitarbeiter zugeordnet ist, kann er entweder nur Leitfäden seiner eigenen Abteilung oder darüber hinaus auch Beschreibungen anderer Abteilungen einsehen. Über eine Suchfunktion lassen sich Dokumenten leicht finden.
- Verstehen und anwenden
Rund 250 Mitarbeiter arbeiten bei der WGfS. Dazu zählen neben der Pflege auch Abteilungen wie Hauswirtschaft oder allgemeine Verwaltung. „Für jeden Bereich gibt es eigene Standards“, so Riehle. Vorgesetzte stellen in Meetings und über Stichproben sicher, dass ihre Teams die Leitfäden verstehen und richtig anwenden. „Vor allem bei neuen Kollegen achten wir während der Einarbeitung darauf, dass sie die dokumentierten Vorgaben kennenlernen und anwenden.“
- Regelmäßig aktualisieren
Die Digitalisierung schreitet auch bei der WGfS weiter voran. „Früher haben die Kollegen rund 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der gesetzlich geforderten Pflegedokumentation verbracht, heute können sie das wesentlich schneller über Tablets erledigen“, gibt Riehle ein Beispiel. Neuerungen, wie diese Änderung bei der Pflegedokumentation, müssen in den Standards berücksichtigt und beschrieben werden. Bei der WGfS ist jeder Einzelne mit dafür verantwortlich, Dokumentationen aktuell zu halten.
